Привычные бумажные документы имеют массу недостатков и постепенно вытесняются из деловой практики ввиду своей неэффективности и высокой стоимости обслуживания. Особенно это проявляется во внешнеэкономической деятельности, когда стоимость обработки одного счета может доходить до десятков и даже сотен Евро.
На смену бумажным счетам пришли их сканированные копии, которые передавались средствами электронной связи, что позволило решить часть проблем, но далеко не все. Эти счета слабо признавались как контрагентами, так и проверяющими органами и, часто использовались лишь как информационное дополнение к бумажным оригиналам.
Оформление счетов в виде PDF документов и сопровождение их ЭЦП/КЭП частично улучшило ситуацию, но остались проблемы с вводом информации из этих счетов в информационные системы участников сделки, ошибки в оформлении и переносе информации.
В ряде отраслей стали появляться внутренние стандарты по передаче счетов в машиночитаемом виде, в том числе – их использование таких инструментов, как EDI. Однако, техническая сложность их реализации, отсутствие единых общепризнанных стандартов по формату, структуре, протоколам передачи и визуализации счетов, не позволило этим решениям выйти за пределы ряда специфических отраслей.
Появление международных стандартов (EN 16931, UBL, UN/CEFACT CII) позволило реализовать механизм, не зависящий от конкретной специфики продавца или покупателя. Один раз подключившись к системе электронных счетов, Вы сможете получать и принимать счета от любого участника этой системы как внутри страны так и за ее пределами.